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E-Mail-Integration via IMAP oder POP mit Zoho CRM: Detaillierte Anleitung

Zusammenfassung:

Die E-Mail-Integration via IMAP oder POP mit Zoho CRM ermöglicht es, E-Mails nahtlos in das CRM zu integrieren. Dazu müssen Sie das Zoho Mail Add-on aktivieren und Ihr E-Mail-Konto hinzufügen. Entscheiden Sie sich für IMAP, um E-Mails auf dem Server zu speichern und von mehreren Geräten darauf zuzugreifen, oder wählen Sie POP, um E-Mails lokal zu speichern. Anschließend konfigurieren Sie die SMTP-Einstellungen für das Senden von E-Mails. Passen Sie die Synchronisation an, um relevante Ordner auszuwählen, und richten Sie Automatisierungen für Workflows und Benachrichtigungen ein. Durch diese Integration können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation zentralisieren und die Produktivität steigern.

Beitragsinhalt

Vorbereitung Bevor Sie die Integration einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Informationen zur Hand haben:

  • E-Mail-Adresse und Passwort
  • E-Mail-Server-Details (IMAP/POP- und SMTP-Serveradressen sowie Ports)
  • Sicherheitsprotokollanforderungen (SSL/TLS)

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

1. Aktivieren Sie das Zoho Mail Add-on

  • Melden Sie sich bei Ihrem Zoho CRM-Konto an.
  • Gehen Sie zu den Einstellungen.
  • Wählen Sie E-Mail und klicken Sie auf Zoho Mail Add-on aktivieren.

2. E-Mail-Konto hinzufügen

  • Klicken Sie auf Neues Konto hinzufügen.
  • Wählen Sie die E-Mail-Plattform (z. B. Gmail, Yahoo, Outlook) oder wählen Sie Andere E-Mail-Anbieter für benutzerdefinierte Einstellungen.
  • Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort ein.

3. IMAP oder POP konfigurieren

  • IMAP: Wenn Sie IMAP verwenden, bleiben E-Mails auf dem Server und sind von mehreren Geräten aus zugänglich.
    • Geben Sie die IMAP-Serveradresse ein (z. B. imap.gmail.com).
    • Geben Sie den IMAP-Port ein (normalerweise 993).
    • Wählen Sie SSL/TLS als Sicherheitsprotokoll.
  • POP: Bei POP werden E-Mails vom Server heruntergeladen und lokal gespeichert.
    • Geben Sie die POP-Serveradresse ein (z. B. pop.gmail.com).
    • Geben Sie den POP-Port ein (normalerweise 995).
    • Wählen Sie SSL/TLS als Sicherheitsprotokoll.

4. SMTP konfigurieren

  • SMTP wird verwendet, um E-Mails zu versenden.
  • Geben Sie die SMTP-Serveradresse ein (z. B. smtp.gmail.com).
  • Geben Sie den SMTP-Port ein (normalerweise 465 oder 587).
  • Wählen Sie SSL/TLS als Sicherheitsprotokoll.

5. Synchronisationseinstellungen

  • Wählen Sie, welche Ordner oder Labels synchronisiert werden sollen (z. B. Posteingang, Gesendet).
  • Legen Sie fest, ob ältere E-Mails synchronisiert werden sollen.

6. Automatisierungen einrichten

  • Richten Sie Workflows oder Makros ein, um E-Mails automatisch bestimmten Kontakten, Leads oder Deals zuzuordnen.
  • Konfigurieren Sie Benachrichtigungen, um bei bestimmten Ereignissen (z. B. neu eingehende E-Mails) benachrichtigt zu werden.

7. Testen Sie die Integration

  • Senden Sie eine Test-E-Mail und prüfen Sie, ob sie korrekt im CRM angezeigt wird.
  • Überprüfen Sie, ob gesendete E-Mails auch im CRM erscheinen.

Best Practices

  • Sicherheit: Ändern Sie regelmäßig Ihr E-Mail-Passwort und verwenden Sie sichere Passwörter.
  • Aufräumen: Löschen Sie regelmäßig alte E-Mails oder archivieren Sie sie, um den Speicherplatz zu verwalten.
  • Support: Bei Problemen bietet Zoho detaillierte Dokumentation und Support.

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